توجد العديد من طرق مراقبة المخزون، واختيار الطريقة الأنسب يعتمد على حجم العمل، ونوع المنتجات، والميزانية المتاحة. إليك بعض الطرق الشائعة :

1. طرق يدوية:

*

طريقة بطاقات المخزون (Card System):

طريقة بسيطة تعتمد على بطاقات يدوية لكل منتج، يتم تسجيل عمليات البيع والشراء عليها يدوياً. مناسبة للمخازن الصغيرة جداً. تعاني من نقص الدقة وسهولة الخطأ.
*

طريقة الجرد الدوري (Periodic Inventory System):

يتم فيه جرد المخزون بشكل دوري (شهرياً، ربع سنوياً، سنوياً) عبر العدّ اليدوي لجميع المنتجات. طريقة بسيطة لكنها مكلفة من حيث الوقت والجهد وتؤدي إلى عدم معرفة الرصيد الفعلي في أي وقت.
*

مراقبة المخزون باستخدام جداول بيانات (Spreadsheets):

أكثر تقدماً من الطريقة اليدوية البسيطة، حيث يتم استخدام برامج مثل Excel لتسجيل بيانات المخزون. تتطلب جهداً يدوياً لكنها أفضل من الطريقة اليدوية البسيطة في التنظيم.

2. طرق آلية (مع استخدام البرمجيات):

*

نظام إدارة المخزون (Inventory Management System - IMS):

برمجيات متخصصة لإدارة المخزون تتراوح من البسيطة إلى المعقدة، وتقدم مميزات عديدة مثل:
*

التتبع الدقيق لحركة المخزون:

تسجيل كل عملية دخول وخروج للمنتجات.
*

التنبؤ بالطلب:

تحليل البيانات لتوقع كمية المنتجات المطلوبة في المستقبل.
*

إدارة نقاط إعادة الطلب (Reorder Points):

تحديد مستوى المخزون الذي يتطلب طلب منتجات جديدة.
*

إدارة الموردين:

تتبع معلومات الموردين وتاريخ طلبات الشراء.
*

التحكم في التكاليف:

تحديد التكاليف المرتبطة بالمخزون.
*

إعداد التقارير:

تقديم تقارير مفصلة عن حالة المخزون.
*

التكامل مع أنظمة أخرى:

مثل أنظمة نقاط البيع (POS).

*

نظام إدارة سلسلة التوريد (Supply Chain Management - SCM):

نظام متكامل يدير كامل سلسلة التوريد، بما في ذلك المخزون، والشراء، والتوزيع، والخدمات اللوجستية. مناسب للشركات الكبيرة والمعقدة.
*

أنظمة قراءة الرموز الشريطية (Barcode Scanning):

تساعد في تسريع عملية جرد المخزون ودخال بياناته في النظام.
*

نظام تحديد المواقع عبر الترددات الراديوية (Radio Frequency Identification - RFID):

تقنية متقدمة تستخدم علامات إلكترونية لتتبع المنتجات بدقة عالية. مناسبة للمخازن الكبيرة جداً التي تحتوي على عدد كبير من المنتجات.

عوامل اختيار الطريقة المناسبة:

*

حجم المخزون:

المخازن الصغيرة قد تستخدم طرق يدوية بسيطة، بينما المخازن الكبيرة تحتاج إلى أنظمة آلية.
*

نوع المنتجات:

منتجات قابلة للتلف تحتاج إلى مراقبة دقيقة.
*

ميزانية الشركة:

الأنظمة الآلية غالية الثمن.
*

المعرفة التقنية:

الأنظمة الآلية تتطلب تدريب الموظفين.
*

متطلبات الدقة:

بعض الصناعات تتطلب دقة عالية في مراقبة المخزون.


يجب أن يختار كل عمل الطريقة التي تناسب احتياجاته بشكل أفضل، وربما يكون من الأفضل استخدام مزيج من الطرق. على سبيل المثال، قد تستخدم شركة صغيرة نظام إدارة مخزون بسيط مع قراءة الرموز الشريطية لتحسين الدقة.