## تعريف الوثيقة الإدارية وأنواعها ووظائفها

تعريف الوثيقة الإدارية :

الوثيقة الإدارية هي أي سجل مكتوب أو إلكتروني يُستخدم في تنظيم وتوثيق المعاملات والأنشطة الإدارية داخل المؤسسة أو المنظمة. وهي وسيلة رسمية للتواصل وتبادل المعلومات والبيانات بين الأفراد والقطاعات المختلفة داخل المؤسسة، وبين المؤسسة والجهات الخارجية. وتتميز بامتلاكها قيمة قانونية وإدارية مهمة، و تُحفظ كأدلة على العمليات المنجزة والقرارات المتخذة.

أنواع الوثائق الإدارية:

تتنوع الوثائق الإدارية بشكل كبير حسب طبيعتها ووظيفتها، ويمكن تصنيفها بناءً على عدة معايير، منها:

1. حسب الشكل:

*

وثائق ورقية:

وثائق مطبوعة على ورق، مثل التقارير، والمراسلات، والمذكرات.
*

وثائق إلكترونية:

وثائق مخزنة إلكترونيًا، مثل ملفات الكومبيوتر، والبريد الإلكتروني، وقواعد البيانات.
*

وثائق سمعية بصرية:

وثائق مسجلة صوتيًا أو مرئيًا، مثل تسجيلات الاجتماعات، والعروض التقديمية.


2. حسب المحتوى:

*

وثائق تنظيمية:

تحدد أهداف المؤسسة، وهيكلها التنظيمي، وسياساتها وإجراءاتها، مثل اللوائح الداخلية، والهياكل التنظيمية، وخطط العمل.
*

وثائق إجرائية:

توثق الإجراءات والخطوات اللازمة لإنجاز مهام محددة، مثل تعليمات العمل، وكتيبات الإجراءات.
*

وثائق محاسبية:

تتعلق بالجوانب المالية للمؤسسة، مثل الفواتير، والسندات، وقوائم الدخل والميزانية.
*

وثائق قانونية:

وثائق ذات قيمة قانونية، مثل العقود، والقرارات، والبراءات.
*

وثائق تواصلية:

تستخدم للتواصل بين الأفراد والقطاعات المختلفة، مثل المراسلات، والمذكرات، والبريد الإلكتروني.
*

وثائق معلوماتية:

تحتوي على معلومات ومعطيات، مثل التقارير الإحصائية، وبيانات السوق.


3. حسب مستوى السرية:

*

وثائق سرية للغاية:

تحتوي على معلومات شديدة السرية.
*

وثائق سرية:

تحتوي على معلومات سرية.
*

وثائق عامة:

وثائق متاحة للجميع.

وظائف الوثائق الإدارية:

تلعب الوثائق الإدارية أدوارًا حيوية في سير العمل الإداري، ومن أهم وظائفها:

*

التوثيق:

توثيق المعاملات والقرارات والأنشطة الإدارية.
*

التواصل:

تسهيل التواصل بين الأفراد والقطاعات المختلفة داخل وخارج المؤسسة.
*

التخطيط:

توفير المعلومات اللازمة للتخطيط واتخاذ القرارات.
*

التحكم:

المساعدة في مراقبة ومتابعة الأداء وتحقيق الأهداف.
*

التقييم:

تقييم الأداء وفاعلية البرامج والمشاريع.
*

الحفظ:

حفظ السجلات التاريخية للمؤسسة.
*

إثبات الحقوق:

إثبات الحقوق والواجبات القانونية.
*

إدارة المعرفة:

جمع وتنظيم ونشر المعرفة داخل المؤسسة.


باختصار، تُعتبر الوثائق الإدارية ركيزة أساسية لعمل أي مؤسسة، فهي لا تُسهّل مجرد التواصل والحفظ، بل تساهم في كفاءة العمل واتخاذ القرارات السليمة وتحقيق الأهداف المرجوة.