تختلف كتابة طلب خطي حسب الغرض منه، لكن بشكل عام تتضمن العناصر التالية :

1. البيانات الشخصية:

*

الاسم الكامل:

كتابة اسمك الكامل بشكل واضح.
*

العنوان:

عنوان سكنك الدقيق.
*

رقم الهاتف:

رقم هاتفك الذي يمكنك التواصل من خلاله بسهولة.
*

البريد الإلكتروني (اختياري):

إذا كان لديك بريد إلكتروني، أضفه لتسهيل التواصل.
*

الرقم الوطني أو أي رقم تعريف آخر (حسب الحاجة):

بعض الطلبات تتطلب إضافة رقمك الوطني أو رقم بطاقتك الشخصية.

2. عنوان الطلب:

* كتابة عنوان واضح ومختصر يعكس جوهر طلبك. مثلاً: "طلب الحصول على شهادة ميلاد"، "طلب إجازة مرضية"، "طلب ترقية وظيفية".

3. نص الطلب:

*

مقدمة:

ابدأ بمعاودة مخاطبة الشخص أو الجهة الموجه إليها الطلب بلطف واحترام. مثلاً: "السيد/السيدة المدير المحترم،" أو "إلى السيد/السيدة رئيس القسم المحترم،".
*

جسم الطلب:

وضح طلبك بشكل واضح ومباشر ودقيق. تجنب الغموض أو الإسهاب غير الضروري. أضف التفاصيل اللازمة التي تدعم طلبك. إذا كان طلبك يتضمن عدة نقاط، فقم بترتيبها بشكل منطقي ومنفصل.
*

الهدف من الطلب:

حدد الهدف المرجو تحقيقه من خلال هذا الطلب.
*

المبررات (إذا لزم الأمر):

قدم مبررات منطقية تدعم طلبك، خاصة إذا كان طلبك غير روتيني أو يتطلب موافقة خاصة.

4. الخاتمة:

* أعرب عن شكر وتقديرك للجهة الموجه إليها الطلب. مثلاً: "مع فائق الاحترام والتقدير"، أو "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام".

5. توقيعك وتاريخ كتابة الطلب:

* ضع توقيعك بخط اليد في المكان المخصص لذلك.
* اكتب تاريخ كتابة الطلب.

أمثلة على بعض أنواع الطلبات:

*

طلب وظيفة:

يتضمن سيرتك الذاتية وخطاب تغطية.
*

طلب إجازة:

يتضمن سبب الإجازة وتاريخ بدئها ونهايتها.
*

طلب شهادة:

يتضمن نوع الشهادة المطلوبة والسبب في طلبها.
*

طلب مساعدة مالية:

يتضمن تفاصيل عن حاجتك للمساعدة والمبلغ المطلوب.

نصائح هامة:

*

اللغة:

استخدم لغة رسمية وواضحة، وتجنب الأخطاء اللغوية والإملائية.
*

الترتيب:

رتب أفكارك بشكل منطقي وسهل الفهم.
*

الوضوح:

كن واضحًا ودقيقًا في صياغة طلبك.
*

الإيجاز:

تجنب الإسهاب في الكلام غير الضروري.
*

الاحترام:

كن محترمًا في مخاطبتك للجهة الموجه إليها الطلب.


من المهم تكييف هذه الإرشادات حسب نوع الطلب والجهة التي توجه إليها. مثلاً، طلب خطي لمؤسسة حكومية سيختلف عن طلب خطي لشركة خاصة. تأكد من مراجعة متطلبات الجهة المراد تقديم الطلب إليها قبل إرساله.