تتكون الرسالة الإدارية الفعّالة من عدة عناصر أساسية، وتتفاوت أهميتها حسب نوع الرسالة وهدفها، ولكن بشكل عام، تتضمن هذه العناصر :

1. الرأسية (Heading):

*

اسم المؤسسة أو الجهة المرسلة:

يُكتب بشكل واضح ومُحدد.
*

عنوان المؤسسة أو الجهة المرسلة:

يُفضل ذكر العنوان الكامل مع رقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
*

تاريخ كتابة الرسالة:

يُكتب بشكل واضح وواضح لتحديد وقت إرسالها.
*

رقم الرسالة (اختياري):

بعض المؤسسات ترقم رسائلها لتسهيل عملية الأرشفة والمتابعة.


2. العنوان (Salutation):

*

المخاطب:

يُكتب اسم الشخص أو الجهة المُستقبلة للرسالة بشكل كامل واحترامي. يُراعى استخدام الألقاب المناسبة (دكتور، أستاذ، السيد/السيدة...).
*

المنصب (اختياري):

يمكن إضافة منصب المُستقبل لتوضيح دوره.


3. متن الرسالة (Body):

*

المقدمة:

تُعرف الغرض من الرسالة بشكل مُوجز وواضح.
*

الجسم:

يحتوي على المعلومات والتفاصيل الرئيسية للرسالة، مُرتبة بشكل منطقي وواضح. يُفضل استخدام نقاط رئيسية وعناوين فرعية لتحسين القراءة والفهم.
*

الخاتمة:

تُلخص الرسالة وتُشير إلى الخطوات التالية، إن وجدت.


4. الختام (Closing):

*

التحية الختامية:

مثل "مع خالص التقدير"، أو "تحياتي المُخلصة"، أو "مع أطيب التحيات"، يُختار التعبير المناسب لنوع الرسالة والمُستقبل.
*

اسم المُرسل:

يُكتب اسم المُرسل و منصبه (إن لزم الأمر).
*

التوقيع:

يُكتب توقيع المُرسل بخط اليد ثم يُطبع اسمه ومنصبه تحت التوقيع.


5. المرفقات (Attachments):

*

ذكر المرفقات:

في حالة وجود مرفقات، يجب ذكرها بوضوح في نهاية الرسالة، مثلاً: "مرفقاً نسخة من..." .

عناصر إضافية قد تظهر حسب نوع الرسالة:

*

العنوان المرجعي:

رقم مرجعي للرسالة يُساعد على تتبعها.
*

نسخ للمطلعين (cc):

أسماء الأشخاص الذين يجب أن يتلقوا نسخة من الرسالة.
*

نسخ سرية (bcc):

أسماء الأشخاص الذين يتلقون نسخة من الرسالة دون أن يعرف الآخرون.
*

اللغة:

يُراعى استخدام لغة رسمية ومُناسبة للسياق.


يُعدّ تنظيم الرسالة وتنسيقها من العناصر الهامة التي تُساهم في وضوحها وفعالية نقل المعلومات. يجب أن تكون الرسالة خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، وأن تُكتب بلغة واضحة ومُباشرة.