تتنوع أنواع السجلات الإدارية بشكل كبير حسب طبيعة المؤسسة وحجمها ووظائفها، لكن يمكن تصنيفها بشكل عام إلى الفئات التالية :

1. سجلات المراسلات:

*

المراسلات الواردة:

سجل يوثق جميع المراسلات الواردة إلى المؤسسة، مع ذكر مصدرها وتاريخ استلامها ومحتواها باختصار ورقم الملف المخصص لها.
*

المراسلات الصادرة:

سجل يوثق جميع المراسلات الصادرة من المؤسسة، مع ذكر تاريخ إرسالها والجهة المرسلة إليها ومحتواها باختصار ورقم الملف المخصص لها.

2. سجلات الموظفين:

*

سجل بيانات الموظفين:

يحتوي على معلومات شخصية ومهنية عن كل موظف، مثل الاسم، العنوان، تاريخ الميلاد، المؤهلات، تاريخ التعيين، الراتب، الخ.
*

سجل الحضور والانصراف:

يسجل أوقات حضور وانصراف الموظفين يومياً.
*

سجل الإجازات:

يُسجل جميع أنواع الإجازات التي يأخذها الموظفون، كإجازات مرضية، سنوية، رعاية، وغيرها.
*

سجل العقوبات والتأديبات:

يُسجل أي عقوبات أو تأديبات توقع على الموظفين.
*

سجل التدريب والتطوير:

يُسجل دورات التدريب التي يحضرها الموظفون.

3. سجلات المالية:

*

سجلات المحاسبة:

تشمل سجلات الدخل والمصروفات، وسجلات الحسابات المدينة والدائنة، وسجلات المخازن.
*

سجلات الميزانية:

توثق الميزانية السنوية للمؤسسة والإنفاق الفعلي.
*

سجلات المصروفات:

توثق جميع المصروفات التي تقوم بها المؤسسة.
*

سجلات الإيرادات:

توثق جميع الإيرادات التي تحصل عليها المؤسسة.

4. سجلات المشاريع:

*

سجلات التخطيط:

تتضمن خطط المشاريع وأهدافها وميزانياتها.
*

سجلات التنفيذ:

تتبع مراحل تنفيذ المشروع وتقدم العمل.
*

سجلات التقارير:

تُسجل تقارير عن التقدم المحرز في المشروع.
*

سجلات المتابعة:

تُسجل المهام والمسؤوليات لكل فرد في المشروع.

5. سجلات العملاء:

*

سجلات معلومات العملاء:

تحتوي على معلومات شخصية وبيانات الاتصال الخاصة بالعملاء.
*

سجلات الطلبات:

تسجل طلبات العملاء للمنتجات أو الخدمات.
*

سجلات الشكاوى:

تسجل شكاوى العملاء وطريقة التعامل معها.

6. سجلات الأصول والممتلكات:

*

سجل الأصول الثابتة:

يسجل جميع الأصول الثابتة للمؤسسة، مثل المباني والآلات والمعدات.
*

سجل المخزون:

يُسجل كمية المواد الخام والمستلزمات الموجودة في المخازن.


7. سجلات أخرى:

* سجلات الاجتماعات
* سجلات القرارات
* سجلات الجودة
* سجلات السلامة والصحة المهنية


هذه مجرد أمثلة، وقد تختلف أنواع السجلات الإدارية من مؤسسة لأخرى حسب احتياجاتها وطبيعة عملها. كما أن بعض المؤسسات قد تستخدم أنظمة إلكترونية لإدارة السجلات، مما يوفر إمكانيات بحث وتحليل أكثر فعالية.