الدفاتر التجارية هي سجلات مُنظّمة تُسجّل فيها جميع المعاملات المالية لعمل تجاري. وهي ضرورية لعدة أغراض، منها :

*

تتبع الإيرادات والمصاريف:

تسجيل جميع المبيعات والمشتريات، مما يسمح للشركة بتتبع أرباحها وخسائرها.
*

إعداد التقارير المالية:

تُستخدم بيانات الدفاتر التجارية لإعداد التقارير المالية مثل بيان الدخل، وبيان المركز المالي، وبيان التدفقات النقدية. هذه التقارير ضرورية لأصحاب الأعمال، والمستثمرين، والبنوك.
*

الامتثال للقوانين واللوائح:

تُعتبر الدفاتر التجارية دليلاً مهماً للسلطات الضريبية والمؤسسات المالية، حيث تُستخدم للتحقق من دقة الإقرارات الضريبية وغيرها من التقارير المالية.
*

اتخاذ القرارات التجارية:

تُوفر بيانات الدفاتر التجارية معلومات قيّمة تُساعد أصحاب الأعمال على اتخاذ قرارات مدروسة بشأن استراتيجيات الشركة، وخطط التمويل، وإدارة المخزون، وغيرها.
*

تسهيل عملية التدقيق:

تسهل الدفاتر التجارية المُنظمة عملية التدقيق المالي، مما يضمن دقة البيانات المالية.

أنواع الدفاتر التجارية تتفاوت حسب حجم ونوع العمل التجاري، ولكنها تشمل عادةً:

*

دفتر اليومية:

يسجل فيه جميع المعاملات اليومية بالترتيب الزمني.
*

دفتر الأستاذ:

فيه يتم تصنيف المعاملات من دفتر اليومية حسب الحسابات (مثل المبيعات، المشتريات، المصروفات، الخ).
*

دفتر المخزون:

يستخدم لتسجيل كمية البضائع المتوفرة في المخزن.
*

دفتر المرتبات:

يُسجل فيه الرواتب والمرتبات المدفوعة للموظفين.
*

دفتر المدينين:

يسجل فيه المبالغ المستحقة من العملاء.
*

دفتر الدائنين:

يسجل فيه المبالغ المستحقة للدائنين.

في العصر الحديث، غالبًا ما تُستخدم برامج المحاسبة الإلكترونية لإدارة الدفاتر التجارية، مما يُسهل عملية التسجيل والإبلاغ. ومع ذلك، يبقى تنظيم الدفاتر التجارية مهماً مهما كانت الوسيلة المستخدمة، لضمان دقة البيانات وسلامتها.