تتميز الوثيقة الأرشيفية بمجموعة من الخصائص التي تجعلها فريدة وتحدد قيمتها التاريخية، ويمكن تلخيص هذه الخصائص فيما يلي :

1. الخصائص المادية:

*

الوسيط:

تتنوع المواد التي تُصنع منها الوثائق الأرشيفية، من ورق البردي والورق والجلد إلى الأفلام السينمائية، والشرائط المغناطيسية، والوسائط الرقمية. يُؤثر نوع الوسيط على عمر الوثيقة وحالتها.
*

الحالة الفيزيائية:

تشمل هذه الحالة مدى سلامة الوثيقة، وتلفها، وتآكلها، وتشوهاتها، وتلوثها، وما إلى ذلك. تُؤثر الحالة الفيزيائية على إمكانية الوصول للوثيقة ومدى سهولة قراءتها.
*

القياسات:

حجم الوثيقة، أبعادها، عدد صفحاتها، الخ. هذه المعلومات مهمة للتعريف والتصنيف.
*

الكتابة:

نوع الخط، أسلوب الكتابة، لغة الكتابة، الخ. هذه العناصر تُساعد على تحديد مؤلف الوثيقة وزمن كتابتها.


2. الخصائص المعلوماتية:

*

المحتوى:

المعلومات التي تحتويها الوثيقة، وتُعد أهم خاصية تُميزها. هذا المحتوى قد يكون نصياً، أو بصرياً، أو صوتياً، أو مزيجاً من هذه الأنواع.
*

المصداقية:

درجة مصداقية المعلومات الواردة في الوثيقة، و مدى ثقة الباحث بها. تُعتمد المصداقية على سلسلة الحفظ، ومصدر الوثيقة، والظروف التي كُتبت فيها.
*

السياق:

الظروف التاريخية والثقافية والاجتماعية التي أنتجت الوثيقة وتُفسر محتواها. فهم السياق ضروري لفهم معنى الوثيقة.
*

الأهمية:

قيمتها التاريخية والعلمية، وتأثيرها على فهم الأحداث والظواهر التاريخية.


3. الخصائص القانونية والإدارية:

*

الملكية:

جهة أو شخص يمتلك حقوق ملكية الوثيقة.
*

حقوق النشر:

حقوق نشر الوثيقة، واستخدامها، ونشرها.
*

الوصول:

قواعد الوصول للوثيقة، وإمكانية الاطلاع عليها. قد تكون هناك قيود على الوصول لأسباب أمنية أو قانونية.
*

الرقم المرجعي:

رقم فريد يُستخدم لتحديد الوثيقة والبحث عنها بسهولة في الأرشيف.


4. الخصائص المتعلقة بالحفظ:

*

تاريخ الإنتاج:

تاريخ إنشاء الوثيقة.
*

تاريخ الدخول إلى الأرشيف:

تاريخ دخول الوثيقة إلى الأرشيف.
*

تاريخ المعالجة:

تاريخ معالجة الوثيقة وتصنيفها.
*

تاريخ الترميم:

تاريخ ترميم الوثيقة (إن وُجد).


إن فهم هذه الخصائص ضروري للباحثين والمحافظين على الوثائق الأرشيفية من أجل استخدامها وحفظها بشكل صحيح. تُساعد هذه الخصائص على تحديد قيمة الوثيقة التاريخية وأهميتها البحثية.