تتميز الرسالة الجيدة بالعديد من الخصائص، ويمكن تصنيفها إلى عدة مجموعات :

أولاً: خصائص تتعلق بالمحتوى:

*

الوضوح والدقة:

يجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة، خالية من الغموض والإبهام. يجب أن تُعبّر عن الفكرة المراد إيصالها بدقة متناهية.
*

الإيجاز:

يجب أن تكون الرسالة موجزة ومختصرة، وتتجنب الكلام المُمَلّ والتفاصيل غير الضرورية. يجب التركيز على جوهر الرسالة.
*

الاكتمال:

يجب أن تحتوي الرسالة على جميع المعلومات الضرورية لفهمها واستيعابها بشكل كامل. لا ينبغي أن تترك أي شيء غامضًا أو غير مفهوم.
*

الموضوعية:

يجب أن تكون الرسالة موضوعية، قائمة على الحقائق والأدلة، وتتجنب الانحياز الشخصي أو العاطفي.
*

الصلة:

يجب أن تكون الرسالة ذات صلة بالموضوع الذي تتناوله، وأن تتجنب الخروج عن السياق.
*

التسلسل المنطقي:

يجب أن تتسم الرسالة بتسلسل منطقي في الأفكار والمعاني، بحيث تسهل فهمها واستيعابها.
*

الأصالة:

يجب أن تكون الرسالة أصلية، غير منسوخة أو مقلدة، وأن تعكس أفكار وخبرات الكاتب.
*

الهدف:

يجب أن تكون الرسالة واضحة الهدف، سواء كان إقناعًا، أو إعلامًا، أو طلبًا، أو غير ذلك.

ثانياً: خصائص تتعلق بالشكل:

*

الترتيب الجيد:

يجب أن يكون تنظيم الرسالة جيداً، مع استخدام الفقرات والأسطر بشكل مناسب.
*

اللغة المناسبة:

يجب أن تكون لغة الرسالة مناسبة للمتلقي، وتراعي مستوى فهمه وثقافته.
*

الخط الواضح:

يجب أن يكون خط الكتابة واضحاً وقابلاً للقراءة.
*

التهذيب واللباقة:

يجب أن تتميز الرسالة بالتهذيب واللباقة، وتراعي آداب الكلام والكتابة.
*

الرمزية والاختصارات:

استخدام الرموز والاختصارات بشكل صحيح ومفهوم إذا لزم الأمر، مع مراعاة سياق الرسالة.
*

التنسيق:

يجب أن يكون تنسيق الرسالة جميلًا ومنظماً، باستخدام عناصر مثل العناوين والرؤوس والمسافات بشكل مناسب.

ثالثاً: خصائص تتعلق بالتأثير:

*

الإقناع:

قدرة الرسالة على إقناع المتلقي بوجهة نظر الكاتب.
*

التأثير:

قدرة الرسالة على التأثير في مشاعر المتلقي وسلوكه.
*

المصداقية:

مدى ثقة المتلقي في مصدر الرسالة ومحتواها.

تعتمد خصائص الرسالة المثالية على السياق والهدف منها، فليس من الضروري أن تتوفر كل هذه الخصائص في كل رسالة، ولكن كلما زادت عدد الخصائص المتوفرة، زادت فعالية الرسالة وقدرتها على تحقيق هدفها.