"الدورة المستندية" (Documentary Cycle) يشير إلى المراحل التي يمر بها وثيقة ما من لحظة إنشائها حتى أرشفتها أو تدميرها. تختلف تفاصيل هذه الدورة حسب نوع الوثيقة والمنظمة التي تتعامل معها، لكنها تتضمن عادةً المراحل التالية :

1. الإعداد والإنشاء:

تبدأ الدورة بمرحلة التخطيط والتحضير لإنشاء الوثيقة، سواء كانت وثيقة ورقية أو إلكترونية. يشمل ذلك تحديد الغرض من الوثيقة، وجمع المعلومات اللازمة، وكتابة النص، وتنسيقه.

2. التسجيل والتصديق:

في هذه المرحلة، يتم تسجيل الوثيقة رسميًا، وقد يشمل ذلك توقيعها من قبل الجهات المختصة، ووضع أرقام تسجيل، وختمها.

3. التوزيع والتداول:

بعد تسجيلها، يتم توزيع الوثيقة على الجهات المعنية، وقد تمر بعدة مراحل من المراجعة والموافقة قبل أن تصل إلى وجهتها النهائية.

4. الاستخدام والتنفيذ:

في هذه المرحلة، يتم استخدام الوثيقة لغرضها المقصود، سواء كان ذلك اتخاذ قرار أو تنفيذ عملية أو حفظ سجلات.

5. الأرشفة والحفظ:

بعد انتهاء فترة استخدام الوثيقة، يتم أرشفتها وحفظها بطريقة تضمن سلامتها وحفظها للمستقبل، وقد تشمل هذه المرحلة التصنيف والترتيب والتوثيق.

6. التدمير أو الإتلاف:

بعد مرور فترة زمنية معينة، يتم تحديد مصير الوثيقة، إما عن طريق تدميرها وفقًا للوائح والقوانين المعمول بها، أو نقلها إلى أرشيف دائم.

أهمية الدورة المستندية:

*

الفعالية والكفاءة:

تنظيم الدورة المستندية يساهم في زيادة فعالية العمل وكفاءته.
*

المسؤولية والشفافية:

توفر الدورة المستندية سجلاً واضحاً للمسؤوليات والقرارات المتخذة.
*

الحماية القانونية:

تساهم الدورة المستندية في حماية المنظمة من أي مشاكل قانونية قد تنشأ.
*

سهولة الوصول للمعلومات:

تسهل الدورة المستندية الوصول للمعلومات عند الحاجة.
*

الامتثال للقوانين واللوائح:

تضمن الدورة المستندية الامتثال للقوانين واللوائح الخاصة بحفظ السجلات.


تختلف تفاصيل إدارة الدورة المستندية حسب حجم المنظمة وطبيعة عملها، وقد تستخدم أنظمة إدارة مستندات إلكترونية (EDMS) لتسهيل هذه العملية.