تعتمد طريقة كتابة الرسالة على نوعها، وهدفها، ومن تُرسل إليه. لكن إليك خطوات عامة لكتابة رسالة فعّالة، مع أمثلة :

1. تحديد الغرض من الرسالة:

*

ما هو هدفك من كتابة هذه الرسالة؟

(طلب معلومات، تقديم شكوى، التهنئة، دعوة، إلخ)
*

ماذا تريد أن يحقق القارئ بعد قراءة الرسالـة؟

(اتخاذ إجراء ما، فهم شيء ما، تغيير رأيه، إلخ)

2. تحديد الجمهور:

*

من هو المُرسل إليه؟

(صديق، زميل عمل، رئيس، جهة رسمية، إلخ)
*

ما هي علاقتك به؟

(رسمية، غير رسمية، ودية، إلخ)
*

ما هو أسلوب الكلام المُناسب؟

(رسمي، غير رسمي، محترم، ودّي، إلخ)

3. كتابة الرسالة:

*

العنوان (اختياري):

في بعض الأحيان، قد يكون من الجيد إضافة عنوان مُختصر يعكس محتوى الرسالة.
*

المُقدّمة:

ابدأ بالترحيب المناسب (مثلاً: "تحية طيبة"، "السلام عليكم"، "مرحباً يا [الاسم]")، ثمّ عرّف بنفسك بشكل مُختصر إن لزم الأمر، ووضح سبب كتابة الرسالة بشكل مُباشر ومُوجز.
*

المُحتوى:

قدّم المعلومات اللازمة بدقة وترتيب، واستخدم فقرات قصيرة وواضحة. تجنب استخدام المصطلحات المُعقّدة إن لم يكن المُرسل إليه مُطّلعاً عليها. أضف الأدلة أو الأمثلة إن لزم الأمر.
*

الخاتمة:

لخص أهم النقاط، وعبّر عن امتنانك أو تقديرك، واختتم بِتحيات مناسبة (مثلاً: "مع خالص التقدير"، "تحياتي"، "ودّي").
*

التوقيع:

أضف اسمك وعنوانك وبيانات الاتصال اللازمة (رقم هاتف، بريد إلكتروني).

أمثلة:

*

رسالة بريد إلكتروني رسمية:

الموضوع: طلب معلومات حول برنامج [اسم البرنامج]

السيد/السيدة [الاسم]،

تحية طيبة،

أكتب إليكم اليوم لأستفسر عن برنامج [اسم البرنامج] الذي اطلعت عليه على موقعكم الإلكتروني. أرغب في معرفة المزيد حول [سؤال محدد]. هل من الممكن تزويدي بمعلومات إضافية حول هذا الموضوع؟

مع خالص التقدير،

[اسمك]
[عنوانك]
[بريدك الإلكتروني]
[رقم هاتفك]


*

رسالة غير رسمية (رسالة نصية):

مرحبا [الاسم]،

كيف حالك؟ أردت أن أسألك عن [الموضوع]. هل أنت متواجد [الوقت]؟

ودّي،
[اسمك]

نصائح إضافية:

*

راجع رسالتك قبل إرسالها:

تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية.
*

استخدم لغة واضحة ومباشرة:

تجنّب استخدام الكلمات المُعقّدة أو الجُمل الطويلة.
*

كن مُختصراً ومُوجزاً:

احترم وقت المُرسل إليه.
*

كن مُحترماً ولطيفاً:

حتى وإن كانت رسالتك تتعلق بشكوى، حافظ على أسلوبك مُحترماً.


باتباع هذه الخطوات، ستتمكن من كتابة رسائل فعّالة وواضحة تحقق غرضها بنجاح. تذكر أن اختيار الأسلوب المناسب هو المفتاح لنجاح الرسالة.