يعتمد أسلوب كتابة دعوة لاجتماع على عدة عوامل، مثل : طبيعة الاجتماع، مستوى رسميته، ومدى قربك من الحضور. إليك بعض الأمثلة مع اختلافات في الأسلوب:

مثال 1: دعوة رسمية (بريد إلكتروني)

الموضوع:

دعوة لحضور اجتماع [اسم الموضوع]

السادة الأعزاء،

نود إبلاغكم بدعوتكم لحضور اجتماع هام حول [اسم الموضوع]، سيتم عقده في [مكان الاجتماع] يوم [تاريخ الاجتماع] الساعة [وقت الاجتماع].

سيتم مناقشة [ذكر نقاط رئيسية للمناقشة]. نرجو منكم الحضور في الوقت المحدد للمساهمة في النقاش وإبداء آرائكم القيمة.

يرجى تأكيد حضوركم قبل [تاريخ] على [البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف].

مع خالص التقدير،

[اسمك/اسم الجهة]

مثال 2: دعوة غير رسمية (بريد إلكتروني)

الموضوع:

اجتماع سريع!

مرحباً [الاسم/الأسماء]،

أردت فقط أن أذكركم باجتماعنا القادم يوم [تاريخ الاجتماع] الساعة [وقت الاجتماع] في [مكان الاجتماع] لمناقشة [اسم الموضوع].

سيكون الاجتماع قصيراً وهادفاً، ونتطلع لمناقشة [ذكر نقاط رئيسية للمناقشة] معكم.

أرجو تأكيد حضوركم.

تحياتي،

[اسمك]

مثال 3: دعوة مكتوبة (ورقية)

دعوة لحضور اجتماع

نود دعوتكم لحضور اجتماع هام سيعقد في:

*

تاريخ:

[تاريخ الاجتماع]
*

وقت:

[وقت الاجتماع]
*

مكان:

[مكان الاجتماع]
*

الموضوع:

[اسم الموضوع]

نأمل حضوركم.

مع خالص التقدير،

[اسمك/اسم الجهة]

عناصر أساسية يجب تضمينها في أي دعوة اجتماع:

*

الموضوع:

وضح بوضوح موضوع الاجتماع.
*

تاريخ ووقت ومكان الاجتماع:

كن دقيقاً قدر الإمكان.
*

أهداف الاجتماع:

وضح الأهداف المرجوة من الاجتماع.
*

نقاط المناقشة:

(اختياري لكن مفيد) اذكر النقاط الرئيسية التي سيتم مناقشتها.
*

موعد تأكيد الحضور:

حدد موعداً نهائياً لتأكيد الحضور.
*

معلومات الاتصال:

ضع معلومات اتصال واضحة إذا احتاج الحضور للاتصال بك.


تذكر أن تختار الأسلوب الذي يناسب مناسبة الاجتماع وحضورك. كلما زادت رسمية المناسبة، كان من الأفضل استخدام أسلوب أكثر رسمية.